W każdej dynamicznie rozrastającej się firmie pojawia się potrzeba powiększania zasobów ludzkich. Drużyna WP Desk na koniec roku 2019 rozrosła się aż o 20%, choć przeprowadzono zaledwie jeden proces rekrutacyjny. Dotyczył on poszukiwania Asystentki Zarządu. Chcecie wiedzieć jak wyglądał ten nabór? Zapraszam do przeczytania case study!
Marta: Zacznę trochę od końca, a jednocześnie początku. Rozpoczęłam współpracę z WP Desk w grudniu 2019. Zostałam zauważona podczas rekrutacji mającej na celu znalezienie Asystentki Zarządu, po której zaproponowano mi kooperację.
A oto jak wszystko się zaczęło.
Potrzeba rekrutacji
Maciek: Potrzeba zatrudnienia Asystentki kiełkowała we mnie już od dłuższego czasu. Ale zawsze były pilniejsze rzeczy i trudno było mi się zebrać do przygotowania ogłoszenia i rozpoczęcia poszukiwań. Przekonał mnie do tego Tomek Lach, z którym spotkaliśmy się, żeby porozmawiać o prowadzeniu naszych biznesów. Tomek powiedział, że gdyby musiał zwolnić z firmy jedną osobę to wolałby zwolnić programistę, niż asystentkę.
Wtedy przypomniało mi się, że na samym początku prowadzenia firmy mieliśmy nieustraszoną Panią Emilię, która pomagała nam na każdym kroku, z założeniem firmy włącznie. I dotarło do mnie jak wielką pomocą była Pani Emilia, która niestety ostatecznie zrezygnowała z tego typu pracy i wybrała bardziej stabilne zatrudnienie (jako asystentka pracowała dla kilku firm i rozliczała się godzinowo).
Jeśli już się na coś decyduję to pracuję szybko. Po powrocie z WordCampu w Łodzi przystąpiłem do działania i na początku grudnia opublikowałem ofertę.
Marta: Praktycznie cały listopad spędziłam z rodziną na odpoczynku w Maroku. Był to pierwszy i ostatni (!) długi wyjazd na który nie zabrałam komputera. Wypoczynek jest fajny i potrzebny, ale po dwóch intensywnych tygodniach, zaczęło mi brakować pracy. Widoki, plaże, pyszne jedzenie – czego chcieć więcej? Zarówno relaks jak i praca w takich warunkach to marzenie. Postanowiłam po powrocie z wakacji podjąć próbę znalezienia pracy zdalnej, by móc wykonywać ją z każdego miejsca świata, w zależności od upodobań.
Jak postanowiłam, tak też zrobiłam. Od jakiegoś czasu obserwowałam na Facebooku grupę dla Wirtualnych Asystentek, ponieważ ciekawił mnie ten stosunkowo nowy zawód. Pracowałam już wcześniej w formie zdalnej, ale nie w 100%. Postanowiłam obserwować grupę i rozwijać swoją wiedzę na temat takiej specyfiki pracy. Pewnego dnia, natrafiłam na ogłoszenie Maćka, które mnie zainteresowało..
Sprawdzony scenariusz
Maciek: Mamy już sprawdzony sposób na rekrutacje. Rekrutacje prowadzimy na własnej stronie WWW i oprócz podstawowych danych zawsze prosimy kandydatów o opisanie swojej motywacji do pracy. To jest często ważniejsze niż super kompetencje opisane w pięknym CV (swoją drogą nie wymagamy CV – wystarczy link do uzupełnionego profilu np. na LinkedIn). Pracujemy zdalnie i szukamy osób, które sprawdzą się w takim modelu współpracy oraz dobrze wpiszą się w charakter firmy.
Zdecydowaliśmy się utrudnić pierwszy krok rekrutacji, ale robimy to świadomie. Dzięki temu otrzymujemy mniej zgłoszeń (mniej pracy dla nas!), ale najczęściej są to dużo bardziej zmotywowane osoby, które poświęcają czas na przesłanie indywidualnego zgłoszenia. Jeśli ktoś wysyła jednozdaniową motywację typu “bardzo mi zależy na tej pracy” to nie jest w ogóle brany pod uwagę.
Kandydaci to doceniają i chcą się pokazać z jak najlepszej strony. Podczas jednej z poprzednich rekrutacji otrzymaliśmy wideo indywidualnie przygotowane dla nas i tę osobę zatrudniliśmy. Marta z kolei stwierdziła, że limit 1600 znaków jest zbyt mały i poświęciła czas, aby napisać więcej o sobie i swojej motywacji w prywatnej wiadomości na FB. Zawsze doceniamy tego typy gesty!
Ogłoszenie rekrutacyjne
Jeżeli jesteście ciekawi jak wyglądało ogłoszenie rekrutacyjne na stanowisko Asystentki Zarządu, to zajrzyjcie tutaj.
Formularz aplikacyjny skonstruowany był tak, aby nie tylko przesłać swoje CV lub podać link do profilu na Linkedin. Ważne było przede wszystkim uzupełnienie pola tekstowego, w którym w 1600 znakach należało opisać swoją motywację do podjęcia pracy. Wypowiedź ta, była zdecydowanie ważniejsza, niż część z życiorysem.
Maciek: Otrzymaliśmy 50 zgłoszeń, a formularz rekrutacyjny zdecydowaliśmy się zamknąć przed upływem 48 godzin od publikacji ogłoszenia. Przerosło to nasze największe wyobrażenia.
Sporo, bo ponad połowa zgłoszeń była jednak od razu do odrzucenia ze względu na np. brak jakiegokolwiek doświadczenia, brak motywacji do pracy, za wysokie (lub za niskie!) oczekiwania finansowe. 10 zgłoszeń było bardzo dobrych, z czego 4-5 świetnych.
Mimo, że szukaliśmy Asystentki lub Asystenta to nie zgłosił się żaden facet.
Jednak najbardziej mnie zaskoczyło to, że w grupie na FB, gdzie opublikowałem ogłoszenie pojawiło się sporo negatywnych komentarzy odnośnie ogłoszenia. Duża część była konstruktywna i angażowałem się w odpisywanie na takie wątki, te niekonstruktywne starałem się szybko zamykać jedną odpowiedzią. Szybka reakcja i rzeczowe odpowiedzi z mojej strony okazały się strzałem w dziesiątkę, bo przekonały wiele kandydatek do przesłania zgłoszenia. Widząc, że mocno angażuję się w dyskusję i zależy mi na rekrutacji upewniały się, że warto się zgłosić.
Marta: Zaskoczeniem dla mnie była nie tyle forma ogłoszenia, która była poprawna i interesująca, ale to, w jaki sposób Maciek odpisywał na wątpliwości, pytania i negatywne komentarze. Feedback był niemal natychmiastowy, a przede wszystkim wartościowy merytorycznie i uprzejmy, co biorąc pod uwagę niektóre z wypowiedzi, było nie lada wyzwaniem.
Mocne strony zamieszczonego ogłoszenia:
- informacje o firmie,
- dokładny opis proponowanego stanowiska,
- podane widełki płacowe,
- oczekiwania i obowiązki jasno określone już na początku rekrutacji,
- przedstawienie możliwości rozwoju w firmie,
- fenomenalna i profesjonalna reakcja na krytykę ze strony potencjalnych kandydatów,
- modyfikacja ogłoszenia po analizie feedbacku.
Rozmowa
Kandydaci, którzy wstępnie przeszli proces selekcji, zostali zaproszeni na spotkanie kwalifikacyjne prowadzone w formie wideorozmowy za pośrednictwem Zoom.
Maciek: Zdecydowałem się na rozmowę z trzema dziewczynami. Przy czym tylko jedna z nich miała duże doświadczenie jako asystentka. Nie to jednak było najważniejsze. Jeśli chodzi o dwie pozostałe kandydatki to postanowiłem zaufać swojej intuicji – po prostu czułem, że chciałbym z nimi pracować i że się będziemy dogadywać. A to było dla mnie najważniejsze. Wiedząc, że będę dużo pracować z Asystentką, musiałem być pewny, że współpraca będzie efektywna, ale również po prostu miła. A nie z każdym łapię taki kontakt jaki złapałem z Martą i Dorotą. :)
Nie miałem żadnego konkretnego planu na rozmowę. Nie czytałem poradników o tym jakie pytania należy zadać podczas rozmowy, a jakie są niedopuszczalne, bo mogą kogoś urazić. Zdecydowałem jednak, że zacznę trochę nietypowo, czyli od pytań od dziewczyn. To był dobry krok, bo od razu dowiedziałem się o czym to ja powinienem powiedzieć więcej oraz czy wykonały reserach na temat WP Deska, co znowu świadczyło o zaangażowaniu.
Ważny był dla mnie sam kontakt, czy będzie nam się rozmawiać swobodnie, czy będziemy się rozumieć i czy nie będzie zapadała niezręczna cisza. W zanadrzu miałem już przygotowane zadania merytoryczne, więc nie poruszałem też specjalnie kwestii doświadczenia i konkretnych umiejętności. Te miały zostać potwierdzone później.
Nie przeszkodziło to rozmawiać z Martą półtorej godziny i złapać super kontaktu. Podczas rozmowy czułem, że to osoba, z którą będę mógł na co dzień pracować i nie będzie mnie to męczyć. Dostrzegłem też, że Marta jest mega pozytywną i otwartą osobą, a takiej właśnie potrzebowaliśmy w naszym świecie introwertyków. ;)
Bez stresu o przyszłości
Marta: Podczas rozmowy kwalifikacyjnej z Maćkiem, poruszyliśmy temat moich oczekiwań odnośnie pracy w WP Desk, wymagań finansowych, planów na przyszłość, doświadczenia oraz krótko potwierdziłam swoje kwalifikacje przedstawione w CV. Otrzymałam informacje o formie zatrudnienia, dodatkowych benefitach czy ogólnego zarysu struktury personalnej firmy. Podczas rozmowy panowała przyjazna atmosfera i dało się odczuć, że Maciek szuka nie tyle super wykwalifikowanej osoby, ale odpowiedniego charakteru i podejścia.
Test umiejętności
Po wideorozmowach przyszedł czas na poznanie umiejętności kandydatów w praktyce. Należało spośród nich wyłonić osobę najlepiej pasującą do profilu ekipy WP Desk.
Marta: Po miłej rozmowie, otrzymałam od Maćka wiadomość z podziękowaniem za rozmowę oraz linkiem do zaszyfrowanej strony. Na stronie znajdowała się krótka instrukcja oraz trzy zadania do wykonania.
Zadania sprawdzały dokładnie to, co było opisane w wymaganiach w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Krótko, zwięźle i na temat. Dodatkowo, krótka analiza – klarowność informacji, rekrutacja odpłatna, brak pracy w weekendy, szacunek do pracownika. W tym momencie już wiedziałam, że WP Desk jest firmą z którą zamierzam się związać na długi czas!
Wyniki rekrutacji
Marta: Zadania wysłałam kolejnego dnia, choć czas wcale mnie nie gonił. Rekrutacja przebiegała w sposób spokojny, przemyślany i zorganizowany (tak samo jak początek współpracy!). Wynik rekrutacji był praktycznie natychmiastowy. Już w dniu zakończenia procesu otrzymałam maila z upragnionym: “Witaj w drużynie WP Desk”.
Maciek: Już wcześniej przyjęliśmy zasadę, że zawsze odpisujemy na wszystkie zgłoszenia. Jeśli dostajemy generyczne zgłoszenia i widać, że osoba nie poświęciła w ogóle czasu na przygotowanie indywidualnego zgłoszenia to również odpisujemy krótko i dziękujemy za udział w rekrutacji. Jeśli kandydat/kandydatka poświęcili czas, to również ten czas poświęcamy i staramy się np. wskazać elementy w CV, które warto zmienić lub piszemy co było dla nas istotne, a tego zabrakło. Dobro i zaangażowanie wraca.
Z kilkoma kandydatkami wdałem się w dłuższą dyskusję na temat ogłoszenia (kontynuacja wątku na FB) mimo, że obie strony wiedziały, że na współpracę nie ma raczej szans.
A jeśli chodzi o Martę i Dorotę to po rozmowach i zadaniach wiedziałem, że chciałbym współpracować z obiema. Szybko uzgodniliśmy w firmie, że Asystentką zostanie Marta, a Dorocie zaproponujemy pracę w naszym zespole Flexible Shipping.
Opinie innych uczestników o procesie
Moim zdaniem rekrutacja była na tyle przyjemna i profesjonalna, że chętnie wzięłabym w niej udział raz jeszcze :)
Niektóre z komentarzy odnośnie procesu zatrudniania:
- Dorota: “Podobno najlepszego pracodawcę można poznać po sposobie, w jakim przeprowadza rekrutacje. Cały proces począwszy od precyzyjnego opisu oferty, przez osobistą rozmowę kwalifikacyjną na komunikatorze Zoom, aż po formalności związane z rozpoczęciem współpracy oceniam na najwyższym poziomie. Od samego początku nasza komunikacja przebiegała w dobrej atmosferze i na jasnych zasadach.”
- Paulina: “Przeczytałam wasze wymagania względem kandydatki, waszą ofertę i pomyślałam, że chcę z wami pracować. Potem przeczytałam dyskusje pod ogłoszeniem i upewniłam się jeszcze bardziej. Twoje odpowiedzi były rzeczowe i wyczerpujące.”
- Monika: “Rekrutację śledziłam z boku, nie byłam w nią w żaden sposób zaangażowana, to był projekt Maćka :) Niemniej z dreszczykiem emocji czytałam kolejno pojawiające się komentarze na grupie Wirtualnych Asystentek. Osobiście, kilkukrotnie wyprowadziłyby mnie z równowagi, ale czytając odpowiedzi Maćka, po raz kolejny zobaczyłam, jak dobrze sprawdza się jego podejście do sytuacji trudnych, czasami konfliktowych. Spokój, opanowanie, a przede wszystkim szczere i konkretne wypowiedzi pozwalają osiągnąć o wiele więcej. I to jest jego sposób nie tylko na rekrutacje, taki jest także w codziennej komunikacji. Ta wymiana komentarzy utwierdziła mnie tylko w przekonaniu, jak wyjątkowym miejscem pracy jest WP Desk.
Podsumowanie
Rekrutacja pracowników z pewnością nie jest prostym zadaniem, ale moim zdaniem WP Desk radzi sobie z nim znakomicie!
A co Wy sądzicie o takiej formie rekrutacji? Zapraszam do wyrażenia opinii w komentarzach.
Jeżeli jesteście zainteresowani pracą dla nas, zapraszamy do śledzenia naszej strony oraz fanpage na Facebooku.
