Jak już wiesz z wcześniejszych wpisów, pracujemy w pełni zdalnie bez względu na sytuację. Staramy się, aby ta praca była jak najbardziej produktywna i zarazem przyjemna. Sprawdź jak radzimy sobie z tym na co dzień!
W pracy zdalnej niezwykle ważna jest samodyscyplina oraz umiejętność dobrej organizacji czasu i przestrzeni. Szczególnie przydatne są odpowiednio dobrane i przetestowane narzędzia z których korzystamy. Z ich pomocą praca bez obecności kolegów, z dala od dobrze wyposażonego biura, jest zdecydowanie łatwiejsza.
Praca w chmurach…
Pracy z dowolnego miejsca w Polsce czy na świecie sprzyjają rozwiązania chmurowe, z których i my korzystamy. Konto G-Suite to podstawa pracy zdalnej w naszej firmie. To właśnie tak przechowujemy i przesyłamy dane, prowadzimy komunikację mailową (ale nie tylko!) oraz korzystamy z aplikacji biurowych.
Dyski Google Drive są naszym głównym miejscem przechowywania informacji dotyczących całej firmy. Dzięki nim, możemy w dowolnym momencie wygodnie sięgnąć do dokumentacji lub zapisać plik, który będzie dostępny dla całego zespołu.
Cenimy możliwość pracy nad jednym dokumentem przez wielu członków zespołu równocześnie. W Dokumentach tekstowych, Formularzach, Arkuszach kalkulacyjnych czy Prezentacjach możemy nie tylko wyświetlać dowolne informacje z każdego dostępnego urządzenia, ale także je edytować i komentować.
Halo, odbiór!
W przeciwieństwie do powszechnie panującej opinii, praca zdalna nie polega na całkowitym odcięciu się od świata, szefostwa i współpracowników. Mimo iż wykonujemy swoje zadania w domowym zaciszu, to chcemy i powinniśmy mieć ze sobą dobry kontakt, ponieważ mimo wszystko pracujemy drużynowo. Dzielimy się na 4 zespoły, które ściśle ze sobą współpracują. Na bieżąco monitorujemy postęp projektu i informujemy się wzajemnie o ważnych kwestiach w firmie.
Komunikacja wewnętrzna
Staramy się komunikować zadaniowo, poprzez narzędzia, które przedstawię w dalszej części artykułu. Oczywiste jest, że nie można wszystkiego rozpisać na zadania, więc bieżącą komunikację prowadzimy za pomocą Slacka, który umożliwia nam szybki kontakt ze współpracownikami. To bardzo prosty i przyjemny w obsłudze wielofunkcyjny komunikator. Można w nim przesyłać prywatne wiadomości, tworzyć konwersacje grupowe lub zakładać kanały dostępne dla poszczególnych użytkowników. Korzystamy z kilku grup tematycznych, dzięki którym możemy rozmawiać w odpowiednim wątku. Dzięki temu unikamy bałaganu informacyjnego oraz niepotrzebnych powiadomień całej drużyny, gdy nie ma takiej potrzeby. Skupienie przede wszystkim! Staramy się czerpać ze swoich doświadczeń, dlatego chcemy o trudnościach lub kwestiach wymagających wyjaśnienia, pisać w otwartych kanałach. Jak dotąd ta metoda się świetnie sprawdza.
Nasze kanały:
- general – ogólne kwestie dotyczące firmy, organizacyjne itp.
- kanały zespołowe– każdy zespół ma swój kanał na którym może poruszać tematy dotyczące wtyczek którymi się opiekuje bądź
- support – kanał na wszystkie zagadnienia związane z pomocą klientom
- developers – kanał dla developerów na wątki techniczne
- photos – dzielimy się fajnymi fotkami ze wspólnych spotkań lub z miejsca pracy
- godzinadlawp – kanał dla tematów związanych z pomocą dla społeczności
- hydepark – rozmowy o wszystkim i o niczym; czasami lepiej nie widzieć ;)
- talks – kanał dotyczący naszego cyklu spotkań live WP Talks
- tax_tips – kanał na którym dzielimy się poradami i wskazówkami dot. prowadzenia firmy i rozliczania przychodów
- często otwieramy także tymczasowe kanały zgodnie z naszymi potrzebami, np. dotyczące zjazdu firmowego, rekrutacji czy konsultacji dotyczących WP Talks.
Docenianą przez nas zaletą Slacka jest możliwość integracji z wieloma aplikacjami, np. Google Drive, kalendarzem, Trello czy Slabem. Często korzystamy także z emotikon, które można spersonalizować, funkcji robienia ankiet czy dorzucania gifów.
Slack jest dostępny bezpośrednio w przeglądarce internetowej lub w dedykowanej aplikacji na Androida i iOS.
Gdy komunikacja pisana to za mało, sięgamy po program Zoom, który oferuje funkcję wideorozmów. Chwalimy sobie korzystanie z Zoom’a przede wszystkim z uwagi na stabilność połączenia, prostotę działania oraz wiele dodatkowych funkcji z których korzystamy. Jedną z takich użyteczności jest streamowanie bezpośrednio na Facebook’a lub nasz kanał YouTube.
Zoom towarzyszy nam zarówno podczas wszystkich typów spotkań: codziennych daily, zebrań ogólnofirmowych czy rozmów rekrutacyjnych.
Komunikacja zewnętrzna
Gmail w firmowej domenie jest narzędziem, dzięki któremu kontaktujemy się na zewnątrz firmy. Skrzynek indywidualnych używają zazwyczaj osoby z wsparcia firmy, gdy chcą się skontaktować z propozycją współpracy, negocjacjami czy zakupami.
Komunikację mailową z klientami czy partnerami biznesowymi prowadzimy za pomocą Help Scout do którego podpięte są skrzynki Gmail. HS to oprogramowanie do obsługi help desków z którego korzysta ponad 7000 firm świata.
Sprawdźcie jak działa HS:
Sprawdzam i wiem
Slab to narzędzie w którym tworzymy naszą wewnętrzną bazę wiedzy o procesach w firmie i produktach. To właśnie tam prowadzimy lwią część onboardingu, sporządzamy raporty, spisujemy instrukcje postępowań często powtarzających się scenariuszy. Slab dynamicznie ewoluuje, a my staramy się korzystać z wielu jego użytecznych funkcji. Cenimy możliwość podzielenia udostępnianej wiedzy na poszczególne etapy, dołączanie nagrań wideo ze spotkań czy udostępnianie publicznych linków.
Część archiwalnych danych mamy jeszcze w Trello, które służyło nam przez długi czas. Do dziś zdania są podzielone i mamy zażyłych fanów obu opcji oprogramowania :)
Bezpieczeństwo przede wszystkim!
O bezpieczeństwo danych nie musimy się martwić. Dbamy również o bezpieczeństwo haseł, zarówno do kont osobistych jak i tych, które czasami współdzielimy. Ciągłe odzyskiwanie haseł lub wpisywanie zbyt prostego ciągu znaków to nie nasza bajka! Korzystamy z takich narzędzi jak 1Password czy KeePass. Są to proste programy przechowujące w zaszyfrowanym pliku wprowadzone hasła. Istnieje możliwość podzielenia haseł na grupy, ustawienia czasu ich ważności lub automatycznego generowania bezpiecznych haseł. Proste, ale jakże skuteczne i wygodne!
To tak tylko przy okazji..
Wiecie jak to jest, jak sprawdzając tylko pocztę czy listę zadań całkiem przypadkiem traficie na jakiś interesujący nagłówek lub swoją tablicę na Facebooku?
Aby uniknąć takich sytuacji i zadbać o naszą produktywność korzystamy z różnych programów i wtyczek, które wspierają koncentrację. Najpopularniejsze z nich to:
- AdBlock i 1blocker – po prostu blokowanie reklam.
- Kill News Feed oraz Offtime – blokowanie wyświetlania feedów np. na Facebook, ale bez całkowitego blokowania wejścia na stronę.
- Pocket – żeby odłożyć sobie na “po pracy” ciekawe wątki na które wpadamy..w czasie pracy.
Pozwól, że sobie zapiszę
Czasami coś trzeba na szybko zanotować, a system karteczkowy praktycznie nigdy się nie sprawdza. Z pomocą przychodzą tablice suchościeralne zamontowane na ścianach domowych biur lub.. wirtualne karteczki ;)
Najczęściej korzystamy z systemowych notatek Mac lub programu Evernote. Jest to narzędzie dzięki któremu można zsynchronizować swoje notatki na wszystkich urządzaniach z których korzystamy. Evernote pozwala także zebrać notatki spisane ręcznie, zeskanować je i przechowywać zdalnie.
Żeby praca szła!
Jako że działamy głównie asynchronicznie, staramy się zostawiać sobie zadania do wykonania, bez pospieszania współpracowników. W tym celu komunikujemy się zadaniowo głównie poprzez zadania w Nozbe Teams oraz YouTrack.
Do zadań dotyczących funkcjonowania firmy, promocji, projektowania strony, finansów czy sprzedaży korzystamy z Nozbe Teams. Listy zadań możemy dzielić wedle upodobań, przydzielać je konkretnym osobom, wyznaczać terminy i ustawiać przypomnienia. Więcej o Nozbe Teams możecie przeczytać tutaj.
Do zadań związanych bezpośrednio z produktami korzystamy z YouTrack, czyli systemu, który powstał do śledzenia błędów. System działa poprzez Web, a praca w nim jest dość wygodna i zdecydowanie poprawia naszą wydajność. Narzędzie zdołaliśmy w miarę możliwości dostosować do naszych procesów i metod działania. Spójrzcie jak szeroki wachlarz zastosowań oferuje nam YT.
Nasi wspaniali programiści nie mogliby pracować również bez GitLab, czyli menadżera repozytoriów. Narzędzie oparte jest o architekturę Gita i służy do rozwoju oprogramowania. Cenimy go za przyjazny interfejs użytkownika, który sprzyja efektywnej pracy.
Miro to zdalna biała tablica dla rozproszonego zespołu. Narzędzie to pozwala na zespołową pracę przy wspólnym projekcie czy burzę mózgów. Często ułatwia nam uporządkowanie procesów decyzyjnych bądź planowanie działań.
Inne wymieniane przez nas:
- Language Tool, Grammarly – skuteczne narzędzie, które pomaga w sprawdzaniu tekstu pod kątem ortografii, stylistyki i gramatyki. Czasami w pracy przy pisaniu artykułów czy dokumentacji wspomaga nas też deepl.com.
- ShareX, Monosnap, PicPick – narzędzia do przechwytywania zrzutów ekranowych. Tego typu aplikacji używamy praktycznie na co dzień w komunikacji między nami oraz z Klientami. Uważamy, że przesyłając naszym użytkownikom zrzut ekranu z zaznaczeniem lub krótkiego gifa, pomagamy im szybciej i lepiej niż tłumacząc po kolei wszystkie kroki prowadzące do rozwiązania napotkanych trudności.
- Alfred – aplikacja służy do łatwego wyszukiwania i uruchamianie aplikacji.
- Zapier, IFTTT – narzędzia automatyzujące przepływ danych pomiędzy aplikacjami. Pozwalają nam na automatyczne zapisywanie nagrań, integrację skrzynki mailowej z kalendarzem, ustawieniu powiadomień z innych narzędzi na Slacka czy podpowiedzi o nowych filmach na subskrybowanych kanałach YouTube
- Feedly, Reeder – aplikacje których zadaniem jest agregacja treści poprzez RSS.
- SendToKindle – absolutnie prosta i funkcjonalna opcja do bezpośredniego wysłania treści na czytnik e-booków Amazon Kindle.
- Focus booster, Pomodoro – aplikacje wspierająca produktywność oparte o technikę pomodoro, co oznacza pracę w krótkich cyklach w pełnym skupieniu.
- Headspace, Waking Up – medytacja, relaksacja i odcięcie od pracy i obowiązków choć na chwilę..
- Toggl, Klokki – do mierzenia czasu spędzonego nad projektami. Szczęśliwi czasu nie liczą, a my szczęśliwie nie jesteśmy rozliczani na godziny. Te aplikacje nie są niezbędne w codziennej pracy, ale bez wątpienia pomagają w samodyscyplinie i szacowaniu.
- Pastebot – program do zarządzania zawartością schowka. Ile razy mieliście tak, że skopiowaliście sobie tekst do systemowego schowka i o nim zapomnieliście na chwilę, po czym był on potrzebny i zniknął? No właśnie. A gdyby mieć możliwość skopiowania wielu fraz równocześnie i zarządzania nimi przez jakiś czas?
